Missioni e Rimborsi Spese per missione - Docenti, ricercatori, PTA, assegnisti, borsisti e dottorandi di ricerca
NORMATIVA
Regolamento per le missioni, le trasferte e i rimborsi spese (D.R n. 36/2024, Prot. n. 5468 del 09/01/2024)
Linee guida missioni/trasferte - Rev. 01 del 30/04/2026 (D.D n. 977/2026, Prot. n. 134277 del 27/05/2026) (Documento interpretativo del Regolamento per le missioni, le trasferte e i rimborsi spese dell’Università degli Studi di Firenze in vigore dal 10/1/2024) (Area riservata DiSEI - accesso tramite credenziali)
CHI
Personale dipendente afferente al DiSEI: docenti, ricercatori, PTA,
Personale equiparabile a personale dipendente afferente al DiSEI: assegnisti, borsisti e dottorandi di ricerca
PROCEDURA
Per istruzioni dettagliate sulla compilazione della richiesta di autorizzazione alla missione, fare riferimento al Manuale U-WEB Richiesta Missione (Area riservata DiSEI - accesso tramite credenziali).
Si invita anche a consultare la pagina Richieste di missioni e rimborsi spese per accedere ai Video di formazione dell'applicativo U-Web.
Prima di partire
Richiedere, preferibilmente 5 giorni prima della data di partenza, l'Autorizzazione a compiere la missione tramite l’applicativo U-WEB Missioni al quale si accede con le proprie credenziali d’Ateneo, SPID e CIE (se dopo aver inserito le credenziali appare una pagina bianca, cambiare browser).
Per motivi assicurativi la richiesta di autorizzazione deve essere effettuata sempre, anche in caso di missione che non prevede costi o prevede costi a carico di altro ente.
Compilare tutti i campi richiesti del modulo on-line di richiesta di autorizzazione di missione :
- località di svolgimento della missione (distante più di 10 KM dalla sede di servizio; se in località raggiungibili in meno di 90 minuti non è previsto rimborso per alloggio salvo eccezione di economicità);
- giorno ed ora presunta di inizio e fine missione (non può essere inferiore a 4 ore);
- informazioni sul fondo sul quale imputare la spesa;
- motivazione della missione (indicare anche l’Ente/azienda presso il quale si svolge);
- modalità di rimborso delle spese sostenute. Per le missioni all’estero sono previste due tipologie di rimborso: Rimborso documentato e Trattamento alternativo (in questo caso vengono rimborsate le spese di viaggio documentate, le spese per iscrizione a convegni e un importo forfettario giornaliero che copre le spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute nella località estera della missione. Pertanto, non si ha diritto al rimborso delle spese per i trasporti urbani (compresi i taxi) nella località estera della missione, mentre possono essere rimborsate le spese di trasporto sostenute in Italia per raggiungere aeroporti, stazioni e porti nazionali.):
- mezzo di trasporto usato, con idonea motivazione quando trattasi di mezzi straordinari (es. MEZZO PROPRIO - TAXI EXTRAURBANO);
- richiesta di anticipo. I soggetti autorizzati all’incarico di missione (limitatamente al personale dipendente, Dottorandi, i Borsisti, gli Assegnisti) hanno la possibilità di richiedere, almeno 15 giorni prima della data prevista per l’inizio della missione, un anticipo pari al 75% dell’importo delle spese di viaggio, alloggio e iscrizione a convegni. L’anticipazione è quantificata per le missioni in Italia e all’estero con rimborso analitico, nella misura del 75% delle spese di viaggio, alloggio e iscrizione al convegno. Per le missioni all’estero con opzione del trattamento alternativo è ammesso l’anticipo delle spese di viaggio nella misura del 75% e fino al 90% dell’importo previsto per il suddetto trattamento. In ogni caso, l’anticipazione può essere concessa per una spesa non inferiore a 200 euro.
La missione è autorizzata dal Direttore di Dipartimento e viene comunicata con "Messaggio PEC da Missioni On-Line" indirizzata al richiedente.
Nel caso in cui dalla richiesta di autorizzazione al momento della partenza intercorrano meno di 4 giorni lavorativi è utile selezionare la modalità “Urgente” per avere la sicurezza che l’autorizzazione del Direttore e la copertura assicurativa sia effettiva entro la data di partenza.
Durante la missione
Conservare con cura tutte le ricevute di spesa e i documenti di viaggio inerenti la missione, in quanto ai fini della richiesta di rimborso, devono essere presentati in originale. Nei documenti di spesa devono essere BEN LEGGIBILI: data, ora, luogo, soggetto emittente e intestatario.
Non possono essere rimborsate spese sostenute a favore e per conto di altro soggetto.
Per i massimali di spesa rimborsabili si rinvia agli allegati del Regolamento per le missioni, le trasferte e i rimborsi spese.
Al rietro dalla missione «RICHIESTA RIMBORSO SPESE PER MISSIONE»
La richiesta di rimborso deve essere presentata tramite l’applicativo U-WEB Missioni
Per missioni in Italia o all’estero è previsto il rimborso analitico delle spese documentate da allegare secondo le modalità previste dal Regolamento per le missioni, le trasferte e i rimborsi spese in vigore.
Ai fini della liquidazione del rimborso delle spese, tutti i giustificativi di spesa non digitali devono essere scansionati e allegati alla richiesta di rimborso spese presentata tramite l’applicativo U-WEB Missioni e consegnati in originale al referente del Dipartimento, .
MODULISTICA
- Richiesta rimborso spese per missione con 1 pagina di dettaglio o 2 pagine di dettaglio
- Dichiarazione sostitutiva atto di notorietà/Autocertificazione di partecipazione
- Dichiarazione sostitutiva scontrino pasto - E’ prevista l’autocertificazione di scontrini “non parlanti” (cioè senza indicazione dell’alimento consumato) per un massimo di 25 euro al giorno.
Referente
Ultimo aggiornamento
29.05.2026